Pentingnya Konsistensi Pengisian BKD: Sebuah Pelajaran dari Kasus Nyata

Serdos

 www.ruangdosen.site – Pengisian Beban Kerja Dosen (BKD) merupakan salah satu kewajiban rutin yang harus dilaksanakan oleh setiap dosen di lingkungan perguruan tinggi. Kegiatan ini tidak hanya berdampak pada evaluasi kinerja, tetapi juga menjadi bagian penting dalam proses pemenuhan syarat administratif, termasuk keikutsertaan dalam Sertifikasi Dosen (Serdos). Namun, bagaimana jika dosen yang dikenal rajin pun bisa tersandung masalah hanya karena satu kelalaian?

Kasus Nyata: Rajin Isi BKD, Tapi Gagal Serdos

Belum lama ini terjadi sebuah kasus yang patut menjadi perhatian bersama. Seorang dosen yang dikenal aktif dan selalu mengisi BKD secara rutin, ternyata dinyatakan tidak eligible untuk mengikuti Serdos. Bukan karena tidak mengisi sama sekali, melainkan karena pengisian BKD pada salah satu semester genap tidak lengkap.

Lebih lanjut, meskipun dosen tersebut telah mengisi BKD, namun karena tidak sempat dilakukan penilaian oleh asesor, sistem secara otomatis mencatatnya sebagai tidak mengisi. Ini menjadi bukti bahwa kelengkapan proses – mulai dari pengisian, validasi, hingga penilaian asesor – memiliki peran yang sama pentingnya.

Periode Pengisian BKD: Jangan Sampai Terlewat

Perlu diketahui, periode pengisian BKD biasanya berlangsung selama dua bulan setiap semester. Dalam rentang waktu tersebut, dosen diharapkan:

• Mengisi dan menyelesaikan laporan kinerja dengan benar.
• Memastikan laporan masuk ke sistem tepat waktu.
• Melakukan koordinasi dengan asesor agar penilaian dapat dilakukan sebelum batas waktu berakhir.

Kelalaian kecil, seperti lupa mengingatkan asesor atau tidak mengecek status validasi, bisa berdampak besar pada status administrasi dosen.

Pengisian Beban Kerja Dosen (BKD) bukan sekadar rutinitas administratif, melainkan sebuah proses penting yang berdampak langsung pada keberlanjutan karier akademik dosen, termasuk dalam pemenuhan syarat untuk mengikuti Sertifikasi Dosen (Serdos). Oleh karena itu, ketepatan waktu dan ketelitian dalam pengisian BKD menjadi krusial.

Waktu Pengisian yang Telah Ditentukan

Perlu diketahui bahwa periode pengisian BKD biasanya diberikan selama dua bulan pada setiap semester, baik semester ganjil maupun genap. Waktu ini sebenarnya cukup memadai untuk menyusun, merevisi, dan menyelesaikan laporan kinerja secara lengkap.

Namun demikian, sering kali keterlambatan terjadi bukan karena keterbatasan waktu, melainkan karena kurangnya perhatian terhadap tenggat waktu dan minimnya komunikasi antar pihak yang terlibat.

Tiga Langkah Penting yang Wajib Diperhatikan

Dalam rentang waktu pengisian tersebut, dosen diharapkan dapat melakukan tiga langkah penting berikut secara disiplin:

1.      Mengisi dan Menyelesaikan Laporan Kinerja dengan Benar
Laporan BKD harus mencerminkan semua aktivitas tridharma yang telah dilakukan selama satu semester. Kesalahan pengisian, data yang tidak lengkap, atau dokumen pendukung yang tidak sesuai bisa menghambat proses validasi.

2.      Memastikan Laporan Masuk ke Sistem Tepat Waktu
Setelah laporan disusun, penting untuk segera mengunggahnya ke sistem BKD. Jangan menunda hingga mendekati batas akhir karena bisa terjadi kendala teknis, seperti gangguan jaringan atau server, yang bisa menyebabkan keterlambatan.

3.      Melakukan Koordinasi Aktif dengan Asesor
Pengisian laporan saja tidak cukup. Dosen harus memastikan bahwa asesor benar-benar menilai dan memverifikasi laporan tersebut sebelum masa pengisian berakhir. Koordinasi ini bisa dilakukan melalui komunikasi langsung, grup internal, atau pengingat pribadi.

Dampak Kelalaian: Kecil Tapi Fatal

Kelalaian sekecil apa pun, misalnya:

·         Lupa mengingatkan asesor untuk menilai,

·         Tidak mengecek status validasi BKD secara berkala,

·         Menunda pengunggahan dokumen pendukung,

Serdos

dapat berakibat fatal. Sistem secara otomatis akan mencatat laporan sebagai “tidak lengkap” atau bahkan “tidak mengisi” jika penilaian tidak selesai tepat waktu, dan hal ini dapat menggugurkan hak dosen untuk mengikuti proses Serdos atau kegiatan administratif lainnya.

Penegasan: Tanggung Jawab Bersama

Meskipun admin dan asesor berperan dalam proses validasi dan penilaian, tanggung jawab utama tetap berada pada dosen sebagai pelapor utama kinerjanya. Admin hanya dapat memvalidasi yang masuk, bukan mengingatkan satu per satu. Oleh karena itu, partisipasi aktif dan kesadaran pribadi menjadi kunci keberhasilan pengisian BKD secara menyeluruh.

Perlu Sinergi: Dosen, Admin, dan Asesor

Kasus ini mengingatkan kita semua bahwa pengelolaan BKD tidak bisa dilakukan secara sepihak. Perlu sinergi antara:

• Dosen: Bertanggung jawab atas isi dan ketepatan waktu laporan.
• Admin BKD: Melakukan validasi dan memberikan pendampingan teknis.
• Asesor: Melakukan penilaian tepat waktu.

Admin BKD juga selalu berupaya maksimal dengan mengirimkan update informasi mingguan melalui grup resmi. Artinya, jika ada keterlambatan atau ketidaktahuan informasi, hal tersebut juga menjadi tanggung jawab dari dosen untuk lebih aktif memantau informasi yang tersedia.

Kasus dosen yang gagal mengikuti Sertifikasi Dosen (Serdos) akibat proses BKD yang tidak tuntas menyadarkan kita bahwa pengelolaan BKD bukanlah tugas individual, melainkan kerja kolaboratif yang menuntut sinergi dan komunikasi antar semua pihak yang terlibat.

Pengisian dan pengelolaan BKD idealnya berjalan secara terpadu dengan melibatkan tiga aktor utama, masing-masing memiliki peran yang saling melengkapi:

1. Dosen: Subjek Utama yang Bertanggung Jawab Penuh

Sebagai pelaksana kegiatan tridharma perguruan tinggi, dosen adalah pihak yang bertanggung jawab utama terhadap isi dan ketepatan waktu pengisian BKD. Ini mencakup:

·         Mencatat dan melaporkan seluruh aktivitas akademik dengan benar dan jujur.

·         Mengunggah bukti pendukung yang relevan.

·         Memastikan laporan telah dikirim untuk divalidasi.

·         Melakukan komunikasi aktif dengan asesor untuk memastikan laporan dinilai sebelum batas waktu.

Ketidaktelitian atau keterlambatan pada satu tahap saja dapat berimbas langsung pada status kelayakan administrasi dosen.

2. Admin BKD: Penjaga Alur Teknis dan Validasi Awal

Admin BKD memiliki tugas strategis dalam menjaga kelancaran alur teknis. Tugas utama admin antara lain:

·         Memvalidasi data dan dokumen yang diunggah dosen sesuai ketentuan.

·         Menyampaikan informasi teknis, perubahan jadwal, atau kebijakan terbaru.

·         Memberikan pendampingan dan bimbingan teknis kepada dosen yang mengalami kesulitan teknis.

Perlu digarisbawahi bahwa admin bukan “pengawas pribadi” dosen. Maka, meskipun admin aktif membagikan informasi—misalnya melalui update mingguan di grup resmi—dosennya sendirilah yang harus aktif membaca dan menindaklanjuti.

3. Asesor: Penilai yang Menentukan Validitas Laporan

Asesor bertugas untuk menilai dan memberikan validasi akademik atas laporan BKD yang diajukan oleh dosen. Penilaian ini tidak hanya formalitas, tetapi juga bagian dari penjaminan mutu kegiatan akademik. Oleh karena itu, keterlibatan asesor dalam:

·         Membaca laporan dengan cermat,

·         Memberikan catatan atau umpan balik bila diperlukan,

·         Menyelesaikan penilaian sebelum sistem ditutup,

adalah hal yang sangat krusial dalam menyukseskan proses BKD.

Komunikasi dan Kepedulian: Kunci Keberhasilan Bersama

Dalam kenyataan di lapangan, kegagalan dalam proses BKD seringkali bukan karena satu pihak semata, melainkan karena tidak adanya koordinasi dan komunikasi antarpihak. Misalnya:

·         Dosen mengira sudah mengunggah, padahal belum finalisasi.

·         Asesor tidak menilai karena tidak mendapatkan notifikasi atau pengingat.

·         Admin sudah membagikan informasi, tetapi tidak dibaca oleh dosen.

Semua itu bisa dihindari jika setiap pihak menjalankan fungsinya dengan penuh tanggung jawab dan proaktif berkoordinasi.

Mari kita jadikan sinergi ini sebagai budaya kerja akademik: saling melengkapi, saling mengingatkan, dan saling mendukung. Dengan begitu, tidak akan ada lagi dosen yang dirugikan karena terlewat satu tahap dalam proses yang seharusnya bisa diselesaikan bersama.

 

Penutup: Jangan Merugikan Diri Sendiri

Mari kita ambil pelajaran dari kasus ini. Konsistensi dan kesadaran administratif sangat penting dalam dunia akademik. Jangan sampai kerja keras selama bertahun-tahun menjadi sia-sia hanya karena kelalaian kecil dalam pengisian BKD.

Jaga konsistensi. Bangun komunikasi. Raih hak dan pengakuan sebagai dosen profesional melalui proses yang tertib dan tanggung jawab bersama.