Kesalahan yang Membuat Pengajuan Jabatan Fungsional Ditolak

Klaster 2: Karier Dosen dan Akademik

Sudah bekerja keras mengajar, meneliti, dan mengabdi selama bertahun-tahun, namun saat berkas diajukan, hasilnya justru ditolak atau dikembalikan untuk direvisi. Pasti rasanya kecewa, lelah, dan bingung mengapa bisa terjadi. Berdasarkan data dari LLDIKTI dan Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi, sekitar 30–40% pengajuan jabatan fungsional gagal di tahap awal bukan karena kurang berprestasi, melainkan karena kesalahan teknis, ketidaktahuan aturan, atau kelalaian sepele yang ternyata berdampak besar.

Artikel ini mengupas tuntas kesalahan-kesalahan paling sering terjadi, penyebabnya, dampaknya, dan cara menghindarinya — disusun khusus untuk Anda pembaca setia Ruang Dosen, agar perjalanan karier akademik dari Asisten Ahli ke jenjang lebih tinggi berjalan lancar tanpa hambatan berarti.

 

1. Tidak Memahami Aturan Terbaru & Mengandalkan Informasi Lama

Ini adalah kesalahan paling mendasar. Banyak dosen masih menggunakan pedoman tahun 2019 atau sebelumnya, padahal aturan terus diperbarui. Saat ini acuan utamanya adalah Permendiktisaintek Nomor 52 Tahun 2025 dan PO PAK 2026 yang mengubah bobot angka kredit, syarat publikasi, dan alur penilaian di sistem SISTER.

Bentuk kesalahannya:

·                     Masih menganggap publikasi di jurnal yang tidak terakreditasi SINTA tetap dihitung.

·                     Menggunakan format bukti kegiatan yang sudah tidak berlaku.

·                     Tidak tahu bahwa syarat minimal kinerja kini harus memenuhi/M selama 4 semester berturut-turut, bukan lagi 2 tahun secara kumulatif.

Dampaknya: Berkas langsung dikembalikan dengan catatan “tidak sesuai regulasi”, membuang waktu 2–3 bulan bahkan lebih.

Solusi: Cek rutin situs SISTER, PDDIKTI, dan pengumuman resmi LLDIKTI. Ikuti sosialisasi resmi, bukan hanya cerita dari rekan yang sudah lama tidak mengajukan.

 

2. Data Tidak Sinkron Antara PDDIKTI, SISTER, dan Dokumen Asli

Sistem penilaian kini terintegrasi penuh. PDDIKTI adalah induk data, sedangkan SISTER hanya membaca data tersebut. Jika ada selisih sekecil apa pun, sistem otomatis memberi tanda merah.

Kesalahan yang sering muncul:

·                     Nama, gelar, atau NIDN berbeda antara ijazah, SK jabatan, dan data di PDDIKTI.

·                     Bidang ilmu tidak linier: Publikasi atau penelitian di luar rumpun ilmu yang tercatat sebagai homebase dianggap tidak relevan dan tidak dihitung poinnya.

·                     Status kepegawaian salah: Masih tercatat “non-aktif” padahal sudah bertugas, atau golongan ruang belum diperbarui.

·                     Tanggal Mulai Tugas (TMT) salah: Membuat masa jabatan terhitung kurang dari syarat minimal 2 tahun.

Dampaknya: Asesor menolak karena “data tidak valid”, meskipun kenyataannya Anda sudah memenuhi syarat.

Solusi: Lakukan Pengecekan Data Dosen (PDD) setiap 6 bulan sekali. Segera ajukan perbaikan jika ada ketidaksesuaian sebelum mulai mengumpulkan berkas.

 

3. Kesalahan Fatal pada Karya Ilmiah & Publikasi

Ini adalah penyebab utama penolakan, mencapai 70% kasus gagal menurut catatan LLDIKTI Wilayah XIII. Banyak dosen berpikir “sudah terbit berarti sah”, padahal ada syarat ketat yang sering terlewat:

❌ Jurnal Tidak Terakreditasi atau Sudah Dicabut

Mengirim artikel ke jurnal abal-abal atau yang dulunya SINTA tapi statusnya sudah dicabut. Poinnya nol dan merusak kredibilitas.

❌ Posisi Penulis Tidak Sesuai Syarat

Untuk naik ke Lektor, karya utama harus sebagai penulis pertama atau penulis korespondensi. Jika hanya penulis kedua/ketiga tanpa peran jelas, tidak dihitung sebagai syarat utama.

❌ Masalah Etika Akademik

·                     Plagiasi: Batas aman maksimal 20%. Bahkan menyalin tulisan sendiri tanpa menyebutkan sumber (self-plagiarism) tetap dianggap pelanggaran.

·                     Afiliasi salah: Mencantumkan universitas lain atau nama lembaga tidak jelas.

·                     Publikasi ganda: Satu naskah diterbitkan di dua jurnal berbeda; otomatis semua tidak diakui.

❌ Bukti Tidak Lengkap

Hanya mengunggah halaman depan artikel, tanpa melampirkan halaman dewan redaksi, nomor ISSN, surat keterangan terbit, atau laporan kesamaan.

Solusi: Pilih jurnal SINTA 1–4, simpan seluruh bukti penerbitan, cek tingkat kemiripan dengan perangkat resmi kampus, dan pastikan linier dengan bidang ilmu.

 

4. Perhitungan Angka Kredit Salah & Klaim Ganda

Banyak dosen terburu-buru mengumpulkan poin sehingga melanggar prinsip dasar PAK: Satu kegiatan hanya dinilai satu kali.

Contoh kesalahan:

·                     Mengklaim kegiatan yang sama sebagai unsur Pengajaran sekaligus Pengabdian.

·                     Memasukkan hasil penelitian yang sama sebagai laporan dan juga publikasi artikel secara terpisah.

·                     Menghitung poin melebihi ketentuan maksimal per jenis kegiatan, misal mengklaim 10 poin untuk mengajar yang batasnya hanya 6 poin.

Dampaknya: Tim penilai akan menurunkan poin atau bahkan mencoret seluruh bagian, sehingga total angka kredit menjadi kurang dari syarat minimal.

Solusi: Gunakan panduan rinci PO PAK, konsultasikan dengan tim PAK kampus, dan masukkan data secara bertahap agar tidak tercampur.

 

5. Berkas Administrasi Berantakan & Tidak Lengkap

Kesalahan ini terlihat sepele tapi memberi kesan tidak profesional pada asesor. Masalah umumnya:

·                     Dokumen buram, terpotong, atau tidak terbaca: Pemindaian kurang jelas membuat bukti tidak bisa diverifikasi.

·                     Tidak ditandatangani atau tidak ada cap resmi: SK, surat tugas, dan laporan tanpa tanda tangan kepala unit dianggap tidak sah.

·                     Penamaan file acak: “Scan123.pdf” atau “Kegiatan.pdf” menyulitkan pencarian data.

·                     Tidak ada Pakta Integritas: Dokumen wajib yang menyatakan semua data benar dan tidak ada manipulasi.

Solusi: Susun berkas secara sistematis, beri nama file yang jelas, pindai dengan resolusi cukup, dan pastikan semua dokumen sudah ditandatangani sebelum diunggah ke SISTER.

 

6. Persiapan Mendadak & Menunda Hingga Masa Akhir

Ini kebiasaan paling merugikan. Banyak dosen baru mulai mengumpulkan data saat masa jabatan hampir habis. Akibatnya:

·                     Lupa bukti kegiatan yang sudah lewat 2 tahun.

·                     Publikasi terbit terlambat melebihi batas periode penilaian.

·                     Tidak ada waktu untuk memperbaiki kesalahan data atau revisi artikel.

·                     BKD ada yang bernilai “Kurang” karena tidak tercatat dengan benar.

Ingat: Proses pengajuan setelah semua berkas siap saja memakan waktu 3–6 bulan. Jika Anda menunda, kenaikan jabatan bisa tertunda hingga satu tahun penuh.

 

7. Mengabaikan Unsur Penunjang dan Pengembangan Diri

Banyak hanya fokus pada penelitian dan lupa bahwa unsur penunjang juga menyumbang poin penting. Kesalahannya:

·                     Tidak mengikuti pelatihan, seminar, atau workshop terakreditasi.

·                     Tidak aktif sebagai penyunting jurnal, panitia, atau pembimbing lomba.

·                     Tidak memiliki sertifikat pendidik atau masa berlakunya sudah habis.

Jika poin penunjang nol, total angka kredit bisa kurang meski unsur utama sudah cukup.

 

Penutup: Kenaikan Lancar Dimulai dari Ketelitian

Pengajuan jabatan fungsional bukan lomba mengumpulkan berkas terbanyak, melainkan proses memenuhi standar secara benar, sah, dan teratur. Penolakan bukan akhir dari segalanya, tapi tanda bahwa ada bagian yang perlu diperbaiki.

Dengan memahami kesalahan-kesalahan di atas, Anda bisa menyusun strategi sejak hari pertama menjabat Asisten Ahli. Ingat: Karier dosen adalah maraton, bukan lari cepat. Ketelitian dan konsistensi adalah kunci utama agar naik jabatan berjalan cepat dan mulus.

Semoga panduan ini menjadi pengingat dan panduan bagi rekan-rekan dosen agar proses pengajuan berikutnya berjalan sukses tanpa hambatan.