Mengapa Pengajuan Jabatan Akademik Dosen (JAD) di SISTER Sering Terkendala? Memahami Masalah dan Solusinya
Oleh: Ruang Dosen
Jabatan Akademik Dosen (JAD) merupakan salah satu instrumen penting dalam pengembangan karier dosen di Indonesia. Melalui jenjang Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, hingga Guru Besar, seorang dosen memperoleh pengakuan atas kompetensi, produktivitas akademik, serta kontribusinya dalam pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi.
Dalam beberapa tahun terakhir, proses pengajuan JAD telah terintegrasi melalui sistem digital, yaitu Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi (SISTER) yang dikelola oleh Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. Kehadiran sistem ini diharapkan mampu mempercepat proses administrasi dan meningkatkan transparansi pengelolaan karier dosen.
Namun dalam praktiknya, tidak sedikit dosen maupun operator perguruan tinggi yang menghadapi berbagai kendala saat mengajukan usulan JAD. Berbagai permasalahan teknis muncul mulai dari data yang tidak terbaca, angka kredit yang tidak muncul, hingga status pengajuan yang tiba-tiba berubah. Berdasarkan dokumen pemetaan kendala pada aplikasi SISTER, terdapat beberapa kelompok masalah yang paling sering dialami pengguna beserta langkah penyelesaiannya.
Artikel ini akan membahas berbagai kendala tersebut secara lebih mudah dipahami sekaligus memberikan gambaran mengenai langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh dosen maupun operator perguruan tinggi.
Digitalisasi JAD: Harapan dan Tantangan
Transformasi digital dalam pengelolaan karier dosen sebenarnya merupakan langkah yang sangat positif. Melalui SISTER, data dosen, kinerja penelitian, pengabdian, pendidikan, dan angka kredit dapat terintegrasi dalam satu sistem.
Sayangnya, kompleksitas integrasi data dari berbagai sumber seperti SISTER, SIASN, PDDikti, hingga sistem penilaian kinerja dosen menyebabkan potensi munculnya kendala teknis menjadi cukup besar. Sering kali masalah bukan berasal dari kesalahan dosen, melainkan dari sinkronisasi data yang belum sempurna atau perubahan formulasi sistem yang sedang berlangsung.
Oleh karena itu, pemahaman terhadap jenis-jenis kendala yang umum terjadi menjadi penting agar pengguna tidak panik ketika menemukan hambatan dalam proses pengajuan.
Kendala pada Bagian Proporsi Penelitian
Salah satu bagian yang paling sering menimbulkan persoalan adalah Proporsi Penelitian.
Beberapa dosen melaporkan bahwa menu Proporsi Penelitian tidak aktif atau tidak dapat diakses sama sekali. Dalam kasus ini, penyebabnya biasanya karena bagian Angka Kredit pada menu pengajuan JAD belum diselesaikan secara lengkap. Sistem mengharuskan pengguna terlebih dahulu menarik data angka kredit, mengunggah dokumen pendukung, dan menyimpan data hingga statusnya berubah menjadi centang hijau sebelum menu Proporsi Penelitian dapat digunakan.
Selain itu, ada pula kasus di mana data proporsi penelitian tidak muncul. Beberapa gejalanya antara lain:
- Proporsi penelitian kosong.
- Hasil penilaian tidak tampil.
- Klaim penelitian tahun tertentu tidak muncul.
Masalah ini umumnya berkaitan dengan proses pengesahan oleh pejabat penilai kinerja yang belum selesai dilakukan. Setelah proses pengesahan dilakukan, data biasanya akan muncul kembali pada sistem.
Permasalahan lain yang cukup sering menimbulkan kebingungan adalah perubahan nilai proporsi penelitian setelah dilakukan pengesahan. Ada dosen yang mendapati nilai proporsi penelitian berkurang dibandingkan hasil perhitungan sebelumnya. Berdasarkan penjelasan tim pengelola sistem, hal tersebut terjadi karena adanya penyesuaian formulasi klaim penelitian sejak tahun 2023 yang mengacu pada ketentuan dalam Juknis terbaru.
Akibatnya, nilai yang sebelumnya dianggap memenuhi syarat dapat berubah setelah sistem melakukan perhitungan ulang berdasarkan formula terbaru.
Permasalahan Angka Kredit yang Tidak Muncul
Bagi dosen, angka kredit merupakan jantung dari pengajuan JAD. Tidak mengherankan apabila kendala pada bagian ini menjadi sumber kekhawatiran terbesar.
Salah satu masalah yang pernah muncul adalah predikat SKP tahun 2023 yang terbaca tidak sesuai. Kasus ini telah mendapatkan perbaikan dari pengelola sistem sehingga operator disarankan untuk melakukan pengecekan ulang pada akun masing-masing.
Permasalahan yang lebih kompleks terjadi ketika AK Konversi atau AK Prestasi tidak muncul pada menu pengajuan JAD.
Dalam kondisi seperti ini, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan bahwa data AK Konversi tahunan telah tersedia pada SIASN. Selanjutnya operator perlu memperbarui data angka kredit pada Profil Dosen di SISTER sebelum melakukan penarikan data kembali pada menu Angka Kredit. Setelah proses tersebut dilakukan, data AK Konversi, AK Integrasi, maupun AK Prestasi biasanya akan muncul secara otomatis.
Masalah lain yang cukup sering dilaporkan adalah AK Integrasi yang sudah muncul di SIASN dan Profil Dosen tetapi belum terbaca pada menu Kenaikan JAD.
Kasus ini menunjukkan adanya kendala sinkronisasi data antar sistem. Penyelesaiannya memerlukan koordinasi antara operator perguruan tinggi, PIC wilayah, dan tim pusat untuk melakukan proses penarikan serta pengiriman ulang data ke BKN sebelum dilakukan pembaruan data angka kredit pada akun dosen dan operator.
Walaupun terdengar rumit, langkah ini sering kali berhasil mengatasi masalah sinkronisasi yang menyebabkan angka kredit tidak muncul.
Karya Ilmiah Tidak Terbaca
Publikasi ilmiah merupakan salah satu komponen penting dalam perolehan angka kredit dosen. Oleh karena itu, ketika karya ilmiah tidak terbaca dalam klaim AK Prestasi, hal ini dapat menghambat proses pengajuan JAD secara signifikan.
Beberapa penyebab yang teridentifikasi antara lain:
- Modul Proporsi Penelitian belum disahkan.
- Data AK Konversi belum tersedia.
- Dokumen SKP belum diunggah.
Jika seluruh persyaratan tersebut telah dipenuhi tetapi karya ilmiah tetap belum muncul, pengguna dapat mencoba melakukan sinkronisasi ulang karena beberapa kasus telah dinyatakan diperbaiki oleh tim pengembang sistem.
Dokumen AK Kumulatif Tidak Tampil
Ada pula kondisi ketika dokumen AK Kumulatif telah tersedia pada akun operator PAK, tetapi tidak muncul pada tampilan akun dosen.
Masalah ini bukan berasal dari kesalahan pengguna, melainkan masih dalam proses perbaikan oleh tim pengembang SISTER.
Situasi seperti ini menunjukkan bahwa sebagian kendala memang bersifat sistemik sehingga membutuhkan waktu untuk penyelesaiannya.
Kendala Saat Pengajuan dan Pengesahan
Tahap akhir pengajuan JAD juga tidak luput dari berbagai permasalahan.
Beberapa pengguna melaporkan bahwa mereka tidak dapat mengirim permintaan pengesahan atau pengajuan usulan. Bahkan ada kasus di mana seluruh persyaratan telah berwarna hijau tetapi sistem masih menampilkan tanda silang merah sehingga pengajuan tidak dapat dilanjutkan.
Kendala tersebut masih menjadi bagian dari proses penyempurnaan sistem oleh tim pengembang SISTER. Oleh sebab itu, pengguna disarankan untuk terus memantau pembaruan sistem dan berkoordinasi dengan operator perguruan tinggi maupun LLDIKTI setempat.
Status Pengajuan Tiba-Tiba Kembali Menjadi Draf
Salah satu masalah yang paling membingungkan bagi dosen adalah ketika usulan yang sebelumnya sudah berhasil diajukan tiba-tiba berubah kembali menjadi status Draf.
Banyak pengguna menganggap hal ini sebagai kegagalan pengajuan, padahal penyebab utamanya adalah adanya formulasi ulang pada perhitungan Proporsi Penelitian. Ketika sistem menemukan adanya perubahan hasil perhitungan yang memengaruhi kelayakan usulan, status pengajuan akan dikembalikan menjadi draf agar operator dapat melakukan tindak lanjut dan penyesuaian data.
Meskipun menimbulkan ketidaknyamanan, mekanisme ini sebenarnya dimaksudkan untuk memastikan bahwa usulan yang diajukan telah memenuhi ketentuan terbaru.
Masalah Profil dan Kepakaran
Selain aspek angka kredit dan penelitian, terdapat pula kendala pada bagian Profil dan Kepakaran dosen.
Beberapa pengguna menemukan bahwa cabang ilmu yang sudah diperbarui tetap dianggap belum direvisi oleh sistem. Ada pula data cabang ilmu yang telah sesuai dengan PDDikti tetapi belum terbaca pada menu pengajuan JAD. Permasalahan ini masih dalam proses penyempurnaan oleh tim SISTER.
Masalah lain adalah pemilihan kelompok keilmuan yang tetap berwarna merah walaupun cabang ilmu telah diisi. Salah satu penyebabnya adalah masih adanya riwayat pendidikan pada Profil Dosen yang ditandai dengan status tertentu sehingga perlu diperiksa dan diperbaiki terlebih dahulu.
Pentingnya Peran Operator Perguruan Tinggi
Dari berbagai kasus yang terjadi, terlihat bahwa operator perguruan tinggi memegang peran yang sangat strategis dalam proses pengajuan JAD.
Operator tidak hanya bertugas menginput data, tetapi juga menjadi penghubung antara dosen, LLDIKTI, BKN, dan tim pengembang SISTER. Banyak permasalahan teknis yang hanya dapat diselesaikan melalui koordinasi aktif antara berbagai pihak tersebut.
Karena itu, keberhasilan pengajuan JAD tidak hanya bergantung pada kelengkapan dokumen dosen, tetapi juga pada kualitas pengelolaan data dan komunikasi antar pemangku kepentingan.
Penutup
Digitalisasi pengajuan Jabatan Akademik Dosen melalui SISTER merupakan langkah maju dalam modernisasi tata kelola sumber daya manusia perguruan tinggi. Namun sebagaimana sistem digital lainnya, proses ini masih menghadapi berbagai tantangan teknis yang memerlukan penyempurnaan berkelanjutan.
Kendala yang paling sering muncul meliputi masalah Proporsi Penelitian, Angka Kredit, sinkronisasi data dengan SIASN dan BKN, keterbacaan karya ilmiah, perubahan status usulan, hingga persoalan profil kepakaran dosen. Sebagian besar masalah dapat diatasi melalui pembaruan data, sinkronisasi ulang, serta koordinasi yang baik antara dosen, operator perguruan tinggi, LLDIKTI, dan tim pengembang sistem.
Pada akhirnya, pemahaman terhadap mekanisme kerja SISTER menjadi kunci penting agar dosen dapat lebih siap menghadapi berbagai kendala yang mungkin muncul dalam proses pengajuan JAD. Dengan dukungan sistem yang terus diperbaiki dan kerja sama yang baik antar pihak, diharapkan proses kenaikan jabatan akademik dosen dapat berlangsung lebih efektif, transparan, dan akuntabel di masa mendatang.
